Digitale Buchhaltung und digitalisierte Steuerberater reformieren das Rechnungswesen

Unaufhaltsam unser Leben in allen Bereichen verändernd, macht die Digitalisierung auch vor der betrieblichen Rechnungsführung nicht halt und führt hier zu einem tiefgreifenden Wandel. In diesem Fachbeitrag untersuchen wir, wie eine digitale Buchhaltung aufgebaut ist und gehen der Frage nach, wie ein Steuerberater in dieser Situation unterstützen kann.

Was beinhaltet digitale Buchhaltung?

Digitale Buchführung versetzt Unternehmen in die Lage, ihr betriebliches Rechnungs- und Kalkulationswesen auf elektronischem Weg effizient zu gestalten. Dabei wird der Aufwand für das Einscannen der Belege durch die eingesparten Druckkosten wieder ausgeglichen. Über vordefinierte Schnittstellen wie Datev und Elster erfolgt der Datenaustausch mit Steuerkanzlei, Finanzbehörden und anderen externen Stellen.

Hinweis:
Wurde die Poststelle des Unternehmens bereits digitalisiert, kann das Einscannen bei Belegeingang zentral erfolgen und das Schriftstück in digitaler Form zur weiteren internen Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Wie funktioniert die digitale Buchhaltung?

Betriebliche Unterlagen, wie Kassen- und Bankbelege, Aus- und Eingangsrechnungen, Bestätigungen und sonstige Schriftstücke, welche für die Buchführung eine finanzrechtliche oder informative Funktion erfüllen, werden elektronisch verbucht sowie für Berichtswesen und Steuerberater aufbereitet. Dabei werden papiergebundene Schriftstücke vor der Verarbeitung eingescannt. Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ist für digitalisierte Belege eine Möglichkeit der Rückkonvertierung in die Papierform vorzusehen.

Ist ein digitales Büro (papierloses Büro) sicher?

Im geschäftlichen Verkehr haben digitalisierte Unternehmen bei der Archivierung von Dokumenten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren zu beachten, um sowohl finanzbehördlichen Auskunftsbegehren, als auch gesetzlich vorgeschriebenen Revisionen Genüge zu tun. Zusätzlich existieren für ein papierloses Büro seitens des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) herausgegebene Empfehlungen, welche einhergehend mit in HGB (Handelsgesetzbuch) sowie AO (Abgabenordnung) aufgeführten Bestimmungen digitale Dokumente hinsichtlich Beweis- und Rechtskraft Schriftstücken in Papierform gleichstellen.


Die von der Finanzbehörde herausgegebenen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) zielen hauptsächlich auf eine korrekte und vollständige Erfassung relevanter Belege sowie deren revisionssichere Speicherung durch ein digitales Archiv ab. Ferner sind stets die "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" laut HGB zu beachten, welche auch für das analoge Rechnungswesen gelten.

Über welche Vorteile verfügt die digitale Buchhaltung?

Finanzielles Einsparpotenzial durch Digitalisierung

Einsparbar sind:

  • Anschaffungs- & Wartungskosten für Drucker, Fax & Kopierer
  • Betriebsmittel wie Toner, Druckertinte, Papier etc.
  • Platzbedarf für Printgeräte
  • Lagerkapazitäten für o.a. Betriebsmittel
  • Archiv- & Tresorkapazitäten

Datenschutz & Datensicherheit durch das digitale Archiv

Durch automatisierte Backup-Lösungen und moderne Authentifizierungsverfahren gewährleistet ein digitales Büro höchste Sicherheit der Daten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff. Gleichzeitig ist eine effiziente Archivierung gegeben, welche bei Bedarf eine rasche Verfügbarkeit der Daten ermöglicht. Daher ist auch die DSGVO bei Einsatz digitaler Medien leichter umsetzbar, als bei der Verwaltung von Schriftstücken in Papierform.

Verfügbarkeit & Datenaustausch

Durch die hohe Mobilität digitaler Dokumente wird das Datenmanagement mit externen Stellen (Steuerberater, Lieferanten etc.) bzw. mit anderen Applikationen (z.B. MS-Excel) spürbar erleichtert. So sind beispielsweise Belege samt Kommentar mit dem dazugehörigen Buchungssatz verknüpfbar .

Zeitersparnis durch das papierlose Büro

Effizienzoptimierte Verwaltungsprozesse, wie die sofortige Auffindbarkeit von Dokumenten und der rasche Zugriff auf Belege durch ein integriertes Dokumenten-Managementsystem bringen nicht nur Zeitgewinn, sondern setzen auch personelle Ressourcen frei, welche für das Kerngeschäft verwendet werden können. Bei Cloud-Netzwerken ist ein Datenzugriff auch von unterwegs möglich.

Digitales Büro: Reports und Statistiken

Zahlreiche Such- & Sortierfunktionen erleichtern das Strukturieren und Aufbereiten der Daten. Auch das Generieren von Statistiken und Auswertungen wird wesentlich vereinfacht.

Hat das Digitalisieren auch Nachteile?

Negative Aspekte kommen bei professionellen Digitalisierungsprozessen selten vor, allenfalls zu bewältigende Herausforderungen. Da ist zum einen das Erfordernis an erhöhte Flexibilität, um eingefahrene Denkweisen, Strukturen und Vorurteile zu überwinden. Natürlich reden wir auch von ansehnlichen Kosten, welche durch Hardware, den Schulungsbedarf der Mitarbeiter sowie die Befriedigung vorgeschriebener Sicherheitsanforderungen (Stichwort: DSGVO) verursacht werden. Diese sollten allerdings durch eine kurze Amortisationszeit (Zeitdauer, bis eine Investition aufgrund von nutzenstiftenden Effekten - z.B. Kosteneinsparungen - in den Betrieb rückfließt) leicht verkraftbar sein.

Wie unterstützt der Steuerberater die digitale Buchhaltung?

Die Steuerberatungsgesellschaft nimmt relevante elektronische Belege wöchentlich oder täglich entgegen, um diese für die Steuererklärung bzw. allfällige finanz- oder steuerrechtliche Erfordernisse zu bearbeiten. Sollten nicht alle Belege in digitaler Form vorliegen, empfiehlt es sich aus Kostengründen, diese im eigenen Betrieb und nicht durch den Steuerberater einscannen zu lassen. Schlussendlich erfolgt die elektronische Rückübermittlung der bearbeiteten Belege samt ausgewerteter Ergebnisse durch den Steuerberater.

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