Digitale Personalakte - das sollten Sie darüber wissen!

Das fortschreitende Digitalisieren sämtlicher Wirtschaftsbereiche macht auch vor der betrieblichen Personalwirtschaft nicht halt. So werden bereits jetzt Personaldokumente überwiegend in elektronischer Form aufbewahrt. Dieser Beitrag beschäftigt sich daher ausführlich mit Einsatzmöglichkeiten, Vorteilen und rechtlichen Rahmenbedingungen der digitalen Personalakte.

Einführung zum Thema digitale Personalakte

In einem Betrieb fallen im Zusammenhang mit bestehenden Arbeitsverhältnissen zahlreiche Personaldokumente an, die als sogenannte Personalakte archiviert werden. Diese Aufzeichnungen sind laut Arbeitsrecht verpflichtend zu führen und enthalten dienstliche Informationen, Mitteilungen und dokumentarische Nachweise über Verhalten, Engagement und fachliche Fähigkeiten der Arbeitnehmer.

Wird das Personalwesen vollständig computerisiert geführt und sämtliche Personaldaten über EDV verwaltet, spricht man von einer digitalen Personalakte, auch E-Akte oder elektronische Personalakte, Software-Lösungen zur Umsetzung der digitalen Verwaltung werden begrifflich einbezogen.

Digitale Personalakte: Was ist hinsichtlich DSGVO und Arbeitsrecht zu beachten?

Das Personalakten digitalisieren stellt nicht nur eine bedeutsame organisatorische Veränderung im Betrieb, sondern auch einen wichtigen arbeitsrechtlichen Schritt dar, bei dem zahlreiche Bestimmungen zu beachten sind. So verlangt der Gesetzgeber, dass wichtige Personaldokumente (z.B. Dienstvertrag) für welche nach § 126 BGB die Schriftform vorgeschrieben ist, in papiergebundener Weise aufbewahrt werden müssen, um im Anlassfall einen in Rechtskraft erwachsenen Beschluss auch formell nachweisen zu können.

Auch auf europäischer Ebene greifen entsprechende Bestimmungen. So sind Unternehmen durch die Einführung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dazu verpflichtet, strenge Datenschutzrichtlinien einzuhalten, was insbesondere für die softwareunterstützte Verarbeitung personenbezogener Daten gilt. Eine sichere Übermittlung und Speicherung der Daten mit Verschlüsselungsmöglichkeit oder Zugriffskontrolle sind hier die wichtigsten Anforderungen. Außerdem besteht die Auflage, dass Arbeitnehmer der automatisierten Verarbeitung persönlicher Daten explizit zustimmen müssen.

Sollen die digitalen Personalakte in die Cloud verlegt werden, ist zu empfehlen, einen Anbieter auszuwählen, der eine nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zertifizierte Cloud-Softwarelösung (z.B. Zertifizierung durch einen TÜV) vorweisen kann. Das Zertifikat garantiert, dass alle gesetzlichen Datenschutzbestimmngen eingehalten wurden, betriebsinterne Abläufe des Anbieters datenschutzkonform sind und die Software keine Sicherheitslücken aufweist.

Bei der lokalen Offline-Speicherung von Personaldaten sollte beachtet werden, dass Personalakte nur in Räumen Parteienverkehr gespeichert werden dürfen und bestmöglich gegen Zugriff Unbefugter zu schützen sind.

Digitale Personalakte - welche Vorteile bestehen für Arbeitnehmer und Unternehmer?

Personalakte zu digitalisieren entspricht nicht nur den Grundsätzen des "papierlosen Büros", sondern eröffnet dem Unternehmer auch die Möglichkeit, eine im Vergleich zum analogen Pendant äußerst transparente, datenschutzkonforme und platzsparende Organisation des Personalwesens umsetzen zu können. Daten und Dokumente werden sicher aufbewahrt und sind dennoch jederzeit auffindbar. Auch der Raumgewinn kann sich sehen lassen, überdies können durch das digitalisierungsbedingte Automatisieren von Abläufen anfallende Personalagenden und besonders Routineaufgaben effektiv und zeitsparend bewältigt werden. Sensible Informationen sind chiffrierbar, sodass Unbefugte keinen Zutritt erhalten.

Schlussendlich trägt die digitale Personalakte durch die Reduktion des Papieroutputs zum Umwelt- und Klimaschutz bei.

Welche Aufgaben hat eine Steuerberatungskanzlei innerhalb der Personalwirtschaft?

Das steuerpflichtige Unternehmen sendet seinem Steuerberater täglich oder wöchentlich aktuelle Geschäftsbelege in digitaler Form, u.a. aus seiner Lohnbuchhaltung, damit diese durch den Steuerfachmann für die jährliche Steuererklärung bzw. für allfällige steuer- oder finanzrechtliche Auskunftserfordernisse aufbereitet und ausgewertet werden können. Anschließend sendet der Steuerberater die bearbeiteten Belege auf elektronischem Weg an seinen Klienten zurück.

Nehmen Sie als Unternehmer mit Ihrem Steuerberater Kontakt auf!

Wir, die Steuerberatungskanzlei Schrowangen und Wiezoreck, sind Ihr kompetenter Partner für alle finanz- und steuerrechtlichen Angelegenheiten, selbstverständlich erteilen wir auch allgemeine Rechtsberatung. Als Ihre Steuerberatung in Bitterfeld begleiten wir Sie von der Unternehmensgründung an und bieten Ihnen sowohl Steuersparmodelle, als auch strategische Unterstützung bei der Vermögensbildung. Sie haben noch Fragen oder möchten eine kostenfreie Erstberatung in Anspruch nehmen? Rufen Sie uns einfach an, wir sind stets gerne für Sie da!